Định kỳ 01 năm 01 lần, các Câu lạc bộ/Đội trực thuộc Đoàn Trường tiến hành tổng kết nhiệm kỳ, đề ra phương hướng hoạt động nhiệm kỳ mới và kiện toàn bộ máy Ban Chủ nhiệm/Ban Thường trực (Sau đây viết tắt là BCN/BTT)
1. Quy trình tổ chức Hội nghị kiện toàn
Các bước để tiến hành Hội nghị kiện toàn
B1: Ủy viên xin rút tên làm đơn gửi BCN/BTT đơn vị ghi rõ lý do thôi không tham gia
B2: BCN/BTT tổng hợp, rà soát chuẩn bị nhân sự thay thế đảm bảo các cơ cấu giữa các khoá, cơ cấu về đơn vị, cơ cấu nam nữ.
B3: BCN/BTT họp báo cáo Thường trực Đoàn trường xin chủ trương và định hướng nhân sự thay thế.
B4: Sau khi Thường trực Đoàn trường đồng ý chủ trương kiện toàn, BCN/BTT Câu lạc bộ/Đội hoàn thiện Hồ sơ kiện toàn trình Đoàn trường (qua Ban Tổ chức Đoàn trường) trước ít nhất 3 ngày làm việc.
B5: Sau khi có ý kiến đồng ý của Ban Thường vụ Đoàn trường, BCN/BTT Câu lạc bộ/Đội tổ chức Hội nghị kiện toàn.
B6: BCN/BTT tổ chức Hội nghị kiện toàn có sự tham dự của đại diện Ban Thường vụ Đoàn trường.
Lưu ý: Sau khi bầu cử thì nộp hồ sơ về Đoàn trường xét quyết định công nhận trong thời hạn không quá 15 ngày kể từ ngày diễn ra Hội nghị kiện toàn.
2. Điều kiện tổ chức Hội nghị kiện toàn
- Ban Thường Vụ Đoàn trường đồng ý với Hồ sơ kiện toàn của CLB/Đội.
- Hội nghị được tổ chức khi có tối thiểu 2/3 số thành viên đang hoạt động tại Câu lạc bộ/Đội tham dự.
- Có sự tham dự của đại diện Ban Thường vụ Đoàn trường.
3. Cách thức tổ chức Hội nghị kiện toàn
- Tên Hội nghị được thống nhất như sau:
HỘI NGHỊ TỔNG KẾT VÀ KIỆN TOÀN BAN CHỦ NHIỆM (BAN THƯỜNG TRỰC) CÂU LẠC BỘ (ĐỘI) … NHIỆM KỲ … (Theo năm học)
- Tiến trình Hội nghị kiện toàn
+ Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu
+ Thông qua báo cáo Tổng kết nhiệm kỳ cũ, phương hướng hoạt động nhiệm kỳ mới (Trừ trường hợp kiện toàn giữa nhiệm kỳ)
+ Trình bày Tờ trình về việc kiện toàn nhân sự BCN/BTT
+ Biểu quyết cho rút tên nhân sự khỏi Ban Chủ nhiệm/Ban Thường trực
+ Bầu Ban Chủ nhiệm/Ban Thường trực khóa mới (Ứng cử, Đề cử; Bầu ban kiểm phiếu; Bỏ phiếu)
+ Phát biểu chỉ đạo của Đoàn Trường.
+ Bế mạc Hội nghị.
4. Thể lệ bầu cử
4.1. Cách thức bầu dư (Số lượng Danh sách bầu nhiều hơn số lượng cần bầu) (Theo Mẫu phiếu ….)
a. Phiếu hợp lệ
5. Hồ sơ kiện toàn
5.1. Hồ sơ đề nghị kiện toàn (trước kiện toàn)
- Tờ trình (theo M21.KTCLB) gửi Ban Thường vụ Đoàn trường đề nghị tổ chức kiện toàn nhân sự.
- Dự thảo Báo cáo tổng kết nhiệm kỳ và phương hướng hoạt động nhiệm kỳ mới (Trừ trường hợp kiện toàn giữa nhiệm kỳ).
- Danh sách trích ngang thông tin về các ủy viên BCN/BTT xin rút tên có phê duyệt của Ban Thường vụ Đoàn trường (theo M22.KTCLB).
- Danh sách trích ngang nhân sự dự kiến kiện toàn vào BCN/BTT khóa mới có phê duyệt của Ban Thường vụ Đoàn trường (theo M23.KTCLB).
- Tờ trình đề nghị Khen thưởng (nếu có, theo mẫu M5.KTCLB)
- Phiếu bầu (theo mẫu M41.KTCLB)
5.2. Hồ sơ đề nghị công nhận BCN/BTT (sau kiện toàn)
- Tờ trình đề nghị (theo M31.KTCLB).
- Phiếu bầu đã niêm phong (theo M41.KTCLB).
- Báo cáo tổng kết nhiệm kỳ và phương hướng hoạt động nhiệm kỳ mới.
- Biên bản Hội nghị Kiện toàn (theo M33.KTCLB).
- Biên bản kiểm phiếu bầu bầu BCN/BTT và các chức danh chủ chốt
(theo M33.KTCLB và M34.KTCLB).
Lưu ý: Các đơn vị cập nhật danh sách nhân sự chủ chốt mới của đơn vị mình qua đường link: https://bom.so/CapnhatDSchuchotcacdonvi
Mẫu hồ sơ Kiện toàn CLB.zip